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Un sujet fort intéressant, un levier important, une obligation légale et pourtant l’utilisation des pénalités auprès des mauvais payeurs est peu utilisé voire pas du tout.

Étonnant d’ailleurs de voir comment des entreprises souffrent d’une trésorerie tendue mais freinent des quatre fers pour suivre leurs factures, relancer leurs clients et exiger leur paiement en conformité avec la législation et les conditions contractuelles initialement acceptées par tout le monde.

Petit rappel :
Art L441-3 et suite Code de commerce :

  • Obligation de mentionner les conditions de paiement dans les CGV : délai/pénalités/indemnité
  • Obligation de mentionner les conditions de paiement sur les factures : délai/pénalités/indemnité
  • Exigibilité des pénalités de retard dès le lendemain de l’échéance sans qu’un rappel soit nécessaire
  • Sanction pécuniaire en cas de respect de ses obligations (art L441-4 Code de commerce)

Dès le lendemain de l’échéances les pénalités de retard commencent à courir, et l’indemnité est exigible.

Quand les réclamer ? lors des relances

Les clients ne se souvenant déjà pas qu’ils doivent payer une facture alors imaginons ce qu’il en est des pénalités de retards.  Si vous avez peur d’en parler n’oubliez pas qu’il s’agit d’une obligation légale et pour laquelle votre client est tout autant soumis.

Comment les réclamer ? En les chiffrant

Un client ne va pas tout seul prendre sa calculatrice pour savoir combien il vous doit. Elles doivent apparaître clairement dans vos relances  : chiffrées et par facture.  Les logiciels de facturation ayant des modules de relances doivent les calculer automatiquement, sinon certains outils de recouvrement sont parfaitement adaptés au suivi et à la relance des factures :

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Madame, 

Nous nous permettons de vous rappeler que votre compte mentionne un solde en notre faveur de 1 772,70 € (hors pénalités) correspondant à : 

N° pièce

N° commande

Date émission

Date échéance

Retard

Montant initial TTC

Montant restant TTC

Statut

Pénalités de retard

33389

 

31-12-2015

30-01-201 6

93 j

872,10 €

872,10 €

 

23 €

33637

 

31-01-2016

01-03-2016

62 j

615,60 €

615,60 €

 

11 €

33888

 

29-02-2016

30-03-2016

33 j

285 €

285 €

 

3 €

Nous vous remercions de bien vouloir nous confirmer la mise en paiement de la ou des factures mentionnées ou nous indiquer les raisons de blocages au règlement.

Dans l’attente de vous lire

Cordialement

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Comment les facturer ? Pas d’obligation

S’agissant d’un produit financier vous n’êtes pas obligé de le faire.

ATTENTION : d’une point de vue commercial, cette obligation à les réclamer doit être mesurée. Il n’est donc pas utile de l’utiliser lors de la 1ère relance (moins encore dans la relance avant échéance puisqu’elles ne sont pas encore dues). En revanche dès la 2ème relance, il ne faut plus hésiter. Vos clients doivent savoir que vous êtes rigoureux dans votre démarche et que vous respectez la législation. Ils doivent savoir ce qu’ils doivent. On ne perd pas un client parce qu’on lui réclame des pénalités de retard, légalement dues et contractuellement rappelées. Les faire apparaître permet aussi de leur rappeler visuellement le coût de leur retard et sont un levier de négociation.