Nous vous avions proposés les 5 bonnes raisons de ne pas rédiger les procédures de votre entreprise, voici donc les 5 bonnes raisons de les formaliser :
1/ Le temps consacré sera un gain de temps
2/ La confiance n’exclut pas le contrôle
3/ Le recrutement ciblé n’empêchent pas de sécuriser les informations qui seront générées
4/ Les outils informatiques sont des supports au service de ceux qui les utilisent
5/ Les process sécurisent la flexibilité
Rentrons un peu plus dans ce débat sur l’intérêt ou non de formaliser des process.
Chaque tâche s’intégrant dans la stratégie de l’entreprise, elle doit être en phase avec cette dernière. Elle répond à un objectif très précis dans le processus de création de valeur de votre société.
« Créations de valeurs, de quoi parle-t-on? » un commercial qui signe un nouveau client récupère un certain nombre d’informations (besoins, rythme du besoin, coordonnées, contacts …) En plus d’être nécessaire à la connaissance du client pour savoir quand et comment revenir vers lui, elles seront nécessaires pour d’autres services de l’entreprise tel que ‘Administration des ventes pour générer la facture au bon destinataire, à la bonne adresse; pour le service de recouvrement pour savoir qui contacter. Ces informations ont une valeur et doivent donc être traité dans un processus sécurisant le flux d’information. A défaut chaque intervenant de la chaîne devra refaire le travail de recherche, utilisant un temps précieux pour des données déjà recueillies. Il en va de même d’un collaborateur qui fait évoluer un poste mais qui s’en va. Si l’ensemble de ce qu’il a généré n’a pas été sauvegardé et transmis, tout le bénéfice est perdu.
Une mise en œuvre tacite des procédures soulève plusieurs problématiques fondamentales pour l’entreprise :
- Risque d’incohérence entre procédures utilisées et stratégie de l’entreprise
- Risque que les enjeux d’une action spécifique ne soit pas maîtrisées
- Risque que les actions menées ne soient pas optimisées
- Risque de perte d’information en cas de départ d’un collaborateur
- Risque de ne pas être en mesure d’anticiper des situations désastreuses
CONSEQUENCES : incompréhension, tension en interne, perte de temps à retrouver les éléments manquants, à comprendre ce qui a été fait et pourquoi, réactivité impossible, visibilité nulle, coût supplémentaire à engager pour reprendre la maîtrise (d’une poste; d’une action; d’une mission, d’un service …)
Dans la plupart des cas, ces risques ne sont pas mesurés. Les procédures ont été mises en œuvre de manière informelle, pour répondre à un besoin immédiat de la fonction concernée; de manière naturelle, le collaborateur ayant pris ses habitudes sur une logique qui lui est propre. Nous aurons donc un ensemble de procédure sans interaction entre elles créant :
- Redondance des tâches ,
- Oubli de certaines tâches
- Perte d’information
Le travail de formalisation des procédures va permettre de détecter ces trois points, d’analyse la cohérence des actions de chaque collaborateur au regard de chaque mission/fonction dans la stratégie globale de l’entreprise et d’éviter les risques cités préalablement.
L’entreprise va donc passer d’un mode de fonctionnement naturel, lié au réflexe, à un mode de fonctionnement conscient, raisonné, structuré qui va amener à se poser un certain nombre de questions :
– Qui le fait ? : y a-t-il quelqu’un, un ou plusieurs collaborateurs
– Comment le fait-il ? : a-t-il les outils adéquats, a-t-il le temps nécessaire
– Pourquoi le fait-il ? : intérêt de l’action menée
– Quand le fait-il ? : les délais sont-ils justifiés, suffisants
– Avec qui interagit-il : ce qui est produit est-il en adéquation avec les autres fonctions, actions et besoins
…..
On va donc travailler sur la cohérence des actions entre elles car dans une entreprise tout est lié comme une machine dont chaque engrenage ayant sa propre fonction doit fonctionner correctement pour que les engrenages liés directement ou indirectement puissent agir correctement à leur tour.
Mais n’oublions pas que cette formalisation doit entrer dans un dynamique de flexibilité. En effet, comme toute structure, les procédures doivent évoluer avec l’entreprise. Chaque collaborateur sera acteur direct de l’évolution des procédures liées à sa fonction mais toujours « dans le respect de la stratégie globale de l’entreprise » pour que le bénéfice soit pour l’ensemble et que les engrenages continuent de fonctionner ensemble.
Prenons l’exemple de la gestion de l’’inventaire en magasin : l’objectif est de s’assurer de l’exactitude du stock réel par rapport à l’informatique (pour éviter la rupture de stock et identifier rapidement la démarque). La procédure indique que l’inventaire doit être réalisée mensuellement. Or il a été constaté des pertes récurrentes. Il pourra être soulevé le besoin de faire évoluer cette procédure en la complétant avec un inventaire hebdomadaire sur 2 références spécifiques. La stratégie globale de l’entreprise du contrôle des stock est maintenue t améliorer.
La formalisation n ‘est donc pas un frein mais un véritable support pour l’entreprise sur le chemin de la croissance !!!
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